De vernieuwde HR-cyclus: feedback is een cadeautje

12 mei 2020

Feedback vragen en geven wordt al snel bestempeld als ongemakkelijk, moeilijk en tijdrovend. Het is dan ook het eerste wat van het lijstje wordt gestreept als de werkdruk hoog is. Terwijl steeds meer mensen erachter komen dat feedback juist zo waardevol is, mits goed gegeven. Alleen … hoe doe je dat? En nog beter: geef feedforward!

Mensen doen het liefste die dingen waarin ze goed zijn en waaraan ze plezier beleven: hun talenten gebruiken dus. Feedback zou logischerwijs hierover moeten gaan. Wat kun je doen om je talenten nog verder te ontwikkelen? Feedback en waardering zijn daarbij belangrijke aspecten, zeker nu we vooral online samenwerken en van veel werknemers een andere manier van werken en een hoge mate van flexibiliteit wordt gevraagd. In de waan van de dag kunnen ze echter verloren gaan. Ook in deze online wereld blijft het belangrijk om oog te houden voor de medewerker en diens ontwikkeling met de juiste feedback.

De traditionele HR-cyclus

De traditionele HR-cyclus met plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken gaat over de relatie tot de functie. Zowel managers als medewerkers vinden deze gesprekken vaak lastig. Ze leiden dan niet tot betere prestaties, maar kunnen frustratie en ontevredenheid veroorzaken. Bij deze traditionele manier van ontwikkelen wordt feedback eenzijdig gegeven en gaat deze voornamelijk over specifieke competenties en één weg die naar Rome leidt, de ‘gouden standaard’. Vooraf vastgestelde criteria om de prestaties van medewerkers te beoordelen zorgen voor uniformiteit, maar scheren daarmee alle mensen binnen een functie over één kam. Wat we dan echter over het hoofd zien, zijn de geweldige prestaties die mensen kunnen laten zien op basis van hun unieke talenten die niet binnen het (functie)profiel passen. We staan dan onvoldoende open voor hoe een creatieve werkwijze ook tot resultaten kan leiden, want er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden.

Feedback: focus op sterke kanten, niet op tekortkomingen

De traditionele manier van feedback geven zoomt vooral in op aandachts- en ontwikkelpunten van mensen in plaats van op hun kwaliteiten. Vervolgens ligt de focus op hoe mensen kunnen gaan voldoen aan de standaard. Tekortkomingen worden daardoor gezien als het grootste groeipotentieel. Wie kent niet de situatie waarbij de leidinggevende oppert een bepaalde cursus te volgen om minder sterke kanten te ontwikkelen, zodat de medewerker beter bij de functie past? Dan komt het vast ook niet onbekend voor dat dit voorstel weerstand oproept. Een logisch gevolg, want wij mensen willen veranderen maar niet veranderd worden. We willen autonomie hebben en de ontwikkeling zelf bepalen en waarmaken.

De aanname vanuit traditioneel performance management dat mensen gemotiveerd zijn om zichzelf te verbeteren als ze feedback krijgen op hun tekortkomingen, is dus onjuist. Hoe graag je iemand ook wilt vertellen dat diegene er een puinhoop van maakt, uiteindelijk gaat het erom dat de ander van feedback kan leren en kan groeien. Dat betekent dat feedback moet voldoen aan zekere criteria. Werknemers willen juist graag opbouwende feedback ontvangen om zich te kunnen ontwikkelen. Belangrijk is te weten welke feedback je geeft en te snappen welke (psychologische) mechanismen achter het geven en ontvangen van feedback zitten; mechanismen waarvan we ons vaak niet eens bewust zijn. Zo gaan we beter presteren als de focus ligt op wat onze kracht is en hoe we die kunnen inzetten om te groeien. Ligt de focus op negatieve aspecten, dan gaan we zelfs minder goed presteren. Ons brein kent vele trucjes om onszelf om de tuin te leiden, zodat we geen negatieve informatie tot ons hoeven te nemen. De manier van feedback geven is dus heel bepalend. Maar de ontvanger heeft ook zelf werk te doen.

Feedback begint met zelfreflectie

Eén van de sluiproutes is dat we tijdens een leerproces vaak op elkaar aan het projecteren zijn. Je kijkt in de spiegel, alleen zie je niet de ander maar jezelf! Hierdoor ga je gevoelens, eigenschappen of verborgen wensen op anderen projecteren. Daarom is het belangrijk om je af te vragen welke intentie je hebt bij het geven van feedback en of de feedback echt over de ander of over jezelf gaat. Vertel je het omdat je kenbaar wilt maken dat het gedrag van de ander iets met je doet of oproept en je de ander dit vertelt om te kunnen leren en groeien? Dan spreken we over feedback geven. Het gebeurt echter ook vaak dat mensen iets wat de ander doet irritant vinden en dat als feedback brengen met de achterliggende gedachte dat de ander zijn of haar gedrag moet aanpassen. Een simpele vraag als “Wat verwacht je van me?”, is een goede manier om erachter te komen of de feedback bedoeld is als projectie of feedback.

We moeten beginnen met zelfreflectie en zelfbewustzijn om te kunnen groeien. Zelfreflectie begint met naar jezelf kijken en feedback vragen om meer inzicht in jezelf te krijgen en van te groeien. Voor een lerende houding is dit essentieel. Je houdt daarbij als het ware jezelf een spiegel voor. Je staat stil bij wie je bent, wat je doet en hoe je het doet. Vervolgens kun je met een andere intentie feedback geven.

Stimulerende feedback, gedreven medewerkers

Opbouwende feedback geeft medewerkers meer inzicht in de kwaliteiten die hen in staat stellen om optimaal te presteren. Daardoor krijgen zij meer vertrouwen in de eigen competenties. Medewerkers ontwikkelen een goed zelfbeeld van persoonlijke talenten en kwaliteiten, waardoor ze die maximaal kunnen inzetten. Werken vanuit sterke kanten leidt vervolgens tot meer enthousiasme, meer zelfvertrouwen, betere prestaties en minder ziekteverzuim. Het resultaat: mensen stellen voor zichzelf hogere doelen, werken harder en werken meer samen om doelen te bereiken.

Mensen die zich competent en zelfverzekerd voelen zijn vaak intrinsiek gemotiveerd om zich verder te ontwikkelen. Ze zijn optimistisch over de toekomst en hun ontwikkelingsmogelijkheden, waardoor ze meer uitdagende doelen stellen en verschillende strategieën toepassen om hun doelen te behalen. Bij tegenslagen zetten ze door in plaats van zich zorgen te maken over tekortkomingen en te denken dat het toch niet gaat lukken. Ze zullen ook eerder om hulp vragen. Zo krijg je medewerkers die innovatief zijn, elkaar helpen en nieuwe mogelijkheden onderzoeken!

Feedforward: kijk naar de toekomst, niet het verleden

Feedback is dus goed, zeker als deze gericht is op de toekomst en mogelijkheden creëert in plaats van negatief terug te kijken naar het verleden. De hersenen krijgen bij negatieve feedback namelijk een signaal dat gelijk is aan fysieke pijn, waardoor een angstgevoel ontstaat. Wanneer dat bedreigde gevoel eenmaal is geactiveerd, is het niet makkelijk om weer tot rust te komen. Het belemmert mensen om creatief te zijn, om samen te werken en om afgewogen beslissingen te nemen.

Nog beter is daarom feedforward. De focus ligt dan niet op wat de medewerker niet goed heeft gedaan in het verleden, maar wat hij of zij in de toekomst anders kan doen. Het gaat over wat en hoe de medewerker zelf wil ontwikkelen, waardoor de medewerker maximale invloed (zelfregie) en veel meer opties heeft om in de toekomst succesvoller te zijn. Dit geeft energie en positieve signalen naar het brein, waardoor men in actie komt. Daarom sluit feedforward ook zo goed aan bij een vernieuwde HR-cyclus.

De Spiegelapp, ons interactieve instrument voor talentontwikkeling, zorgt ervoor dat deze toekomstgerichte feedback op elk moment kan worden gevraagd en gegeven, zodat er een continue ontwikkeling van talent op gang komt. Dit leidt niet alleen tot meer bevlogenheid, werkplezier en productiviteit, maar ook tot een hogere klanttevredenheid.

Stimuleer werken vanuit kracht

Maak daarom altijd tijd voor reflectie, ook in tijden waarin de werkdruk hoog is of waarin je elkaar vooral online ontmoet. Want goed gegeven feedback en feedforward helpen je organisatie om onontdekte talenten zichtbaar te maken, de prestaties en de samenwerking te verbeteren en als organisatie succesvoller te zijn.

Meer weten over feedforward in een vernieuwde HR-cyclus?

Bel Krista Beilschmidt op nummer 070-346 92 05 of 06-41 27 30 20 voor meer informatie en relevante referenties in de profit- en non-profitsector. Krista is HR consultant, bedrijfskundige, organisatiespecialist en managing partner van H+C.

Ja, ik wil meer informatie over de Spiegelapp.
WhatsApp ons direct!