FAQ

Hoe maak ik een account aan?

Onder instellingen in jouw Spiegelapp staan instructievideo’s. Hier staat ook een video met uitleg over welke stappen je moet doorlopen om een account aan te maken. Klik op de onderstaande video of maak gebruik van het onderstaande pdf-document waarin alle stappen zijn beschreven.

Account aanmaken met tweestapsverificatie

Stappenplan

In de Spiegelapp bevinden zich allerlei persoonlijke gegevens die volgens AVG goed beveiligd moeten zijn. Daarom kan er gekozen worden om naast het invullen van een persoonlijk wachtwoord, ook nog een extra beveiligingsstap toe te voegen. Bij het inloggen vul je dan naast je wachtwoord ook nog een extra code uit de Authenticator App in.

Nee, dat kan niet. Je kunt de authenticatie-app op je telefoon of op een tablet downloaden. Als je op je laptop of pc wilt inloggen voor de Spiegelapp dan dien je een wachtwoord in te vullen en de code in te voeren die op je telefoon of tablet verschijnt in de authenticatie-app.

Ja, de Spiegelapp kan ook beveiligd worden door een sms-melding als extra beveiligingstap om in te loggen in jouw persoonlijke Spiegelapp platform.

Hoe weet ik dat iemand mij een bericht stuurt in de chat?

Je ontvangt een melding wanneer je een bericht hebt ontvangen in de chat. Log in op de Spiegelapp om het bericht te lezen.

Je kunt chatten met iedereen die ook de Spiegelapp heeft binnen jouw organisatie. Chats zijn namelijk alleen zichtbaar in de beveiligde Spiegelapp omgeving. De chat omgeving is veilig en je kan uiteraard gebruik maken van Emoji afbeeldingen.

In een groepschat kun je makkelijk en snel een bericht sturen naar iedereen voor wie dit relevant is binnen jouw team of organisatie. Als er bijvoorbeeld weinig respons is gekomen op je feedbackverzoek, kun je in de groepschat een bericht zetten met het verzoek feedback te geven. Ook voor feedforward is een groep-chat handig: bijvoorbeeld wanneer je snel tips wilt ontvangen over een bepaalde situatie, dan kun je adviezen of tips vragen via de beveiligde chatomgeving zodat je van meerdere mensen antwoord krijgt. De chatomgeving is ook geschikt voor online intervisie en online coaching.

Hoeveel competenties kies ik?

Werk aan niet te veel competenties tegelijkertijd. Door je op een beperkt aantal competenties tegelijkertijd te focussen, heb je meer aandacht en werk je gerichter aan je (persoonlijke) ontwikkeling. Wij adviseren daarom ook om maximaal drie tot vier competenties te kiezen. Na een bepaalde periode kan je natuurlijk weer (gedeeltelijk) andere competenties kiezen.

Welke competenties kies ik?
Kies de competenties die het beste passen bij het doel dat je wilt bereiken. De vraag die je jezelf hier kan stellen is “wat heb ik nodig om mijzelf verder te ontwikkelen en daardoor de volgende stap te kunnen zetten?”. Motiveer jezelf door ook te kijken naar competenties waar je kracht zit en die je kan gebruiken om vanuit die kracht jezelf verder te ontwikkelen. Kijk naar wat je graag doet, waar je kracht of potentie zit en bedenk hoe je dit kan inzetten om jezelf verder te ontwikkelen.

Welke informatiebronnen kan ik gebruiken om een doel te formuleren?

Informatiebronnen om een doel te formuleren zijn zeer divers en afhankelijk van jouw persoonlijke ambities, maar uiteraard willen we je daar graag bij helpen, want goede doelen bepalen en hieraan werken levert je veel inspiratie op en maakt je veel gelukkiger.

Zodra je zelf je doelen bepaalt en invult in je Spiegelapp, kan je ook gelijk aangeven hoe vaak je een herinnering wenst te ontvangen over jouw doel. Dit kan je altijd zelf bepalen en uiteraard kan je deze optie ook gewoon uitzetten.

Je kan zelf aangeven in jouw Spiegelapp of je je doelen zichtbaar wilt laten zien voor anderen. Als je je doelen zichtbaar laat zijn dan kunnen collega’s die ook een Spiegelapp hebben aan jou tips of complimenten geven om je te helpen (team)doelen te bereiken.

Dit is alleen het geval als jij de Spiegelapp link in je handtekening zou plakken en hebt gekozen voor doelen aan publiek tonen. In deze situatie kan iedereen via de link in jouw mailhandtekening feedback of feedforward aan jou geven. 

Hoe vraag ik feedback?
Onder instellingen vind je instructievideo’s. Hier staat ook een video met uitleg hoe je feedback in de Spiegelapp vraagt aan iemand.

Het doel van de Spiegelapp is om vanuit focus te werken aan je (persoonlijke) ontwikkeling. Door doelen te stellen, feedback te vragen, (ongevraagd) feedback te ontvangen en te reflecteren krijg je meer inzicht in jezelf. Zelfbewustzijn is het startpunt om jezelf op alle andere gebieden ook sneller te kunnen ontwikkelen. Door meer inzicht in je sterke en minder sterke kanten, heb je meer focus en kan je gerichter aan je (persoonlijke) ontwikkeling werken. Met de Spiegelapp vergroot je ook je eigenaarschap over je (persoonlijke) ontwikkeling: jij bepaalt wanneer en aan wie je feedback vraagt (zowel intern als extern). Jij staat daardoor met de Spiegelapp aan het roer van je eigen (persoonlijke) ontwikkeling.

Ja, dat kan. Degene aan wie je feedback vraagt hoeft de Spiegelapp niet zelf te hebben en te gebruiken. Jouw feedbackverzoek wordt per e-mail met een link verstuurd en de ontvanger kan vervolgens op de link klikken om feedback aan jou te geven.

Ja, je kan er ook voor kiezen om je persoonlijke feedback link bijvoorbeeld in je e-mailhandtekening te zetten. Daardoor kunnen anderen je op ieder gewenst moment feed forward of feedback geven.

Er is geen limiet aan het aantal feedbackvragen. Je kan een onbeperkt aantal mensen feedback vragen en ook onbeperkt open vragen stellen aan projectteamleden, collega’s of externe relaties. Zo maak je van jouw Spiegelapp eenvoudig een uitgebreid en degelijk evaluatie-instrument.

Je mag de Spiegelapp natuurlijk iedere dag gebruiken, maar de praktijk wijst uit dat de meeste gebruikers 1 keer per maand aan gemiddeld 2 personen feed forward en feedback vragen.

Je stelt zelf in hoe vaak je een herinnering wilt ontvangen over jouw (leer)doel of om je doelen aan te passen en feedback te vragen. Je kan op ieder gewenst moment feedback vragen. Om jezelf te blijven ontwikkelen is het raadzaam om regelmatig aan verschillende personen feedforward en feedback te vragen.  Bouw vaste momenten per maand in om feedforward of feedback te vragen, zodat het geïntegreerd wordt in je manier van werken. Begin bijvoorbeeld met het vragen van feedback aan één tot drie personen, één keer per vier weken.

De Spiegelapp kan ingezet worden als ontwikkelinstrument gedurende een training of leiderschapstraject, maar in de meeste gevallen wordt de Spiegelapp gebruikt als onderdeel van het nieuwe ontwikkelgerichte performance management zodat jij en je manager veel betere gesprekken hebben waarin ontwikkeling centraal staat als thema. De Spiegelapp in combinatie met een fijne ontwikkelgerichte manager levert je zingeving en meer plezier in werk op en voegt waarde toe aan jou en aan de organisatie.

Er zijn een aantal zaken die het geven en krijgen van feedback kunnen ondersteunen, maar ook dingen die je kunt doen om feedback niet te laten werken. Lees hieronder wat je vooral wel en niet moet doen.

Lees alle feedback goed door en laat het rustig op je inwerken. Wat wil deze persoon zeggen? Is de feedback bedoeld als een evaluatie, een tip of beoordeling? Reflecteer voor jezelf, herken je dit? Zijn dingen niet duidelijk, ga dan in gesprek met de feedbackgever en vraag extra toelichting, voorbeelden en tips hoe je het anders zou kunnen doen.

Je hebt je Reflectierapport gegenereerd en hebt nu real-time alle informatie van jouw feedbackgevers overzichtelijk in jouw persoonlijke Rapport. Je kan je rapport op jouw moment doornemen en hieruit analyseren waar jouw potentie, talent en ontwikkelmogelijkheden liggen. Natuurlijk kan je jouw analyse ook samen met je leidinggevende of coach doornemen en bespreken.

Achter in jouw Reflectierapport zit een bijlage waar je dieper in kan gaan op de reflectie: “wat belemmert je en wat geeft je energie”? “Wat wil je meer of minder doen of juist blijven doen”? “Welke kleine, concrete doelen stel je jezelf, om jezelf te blijven uitdagen”?

Ja, je kan zelf ook competenties toevoegen die voor jouw werk of leerdoel van belang zijn. Kies voor de knop “competentie toevoegen” bij Feedback en maak zelf een competentie aan. Het is ontzettend eenvoudig. Het enige wat inhoudelijk misschien wat minder eenvoudig kan zijn, is het bedenken van de concrete gedragsvaardigheden die bij jouw competentie passen. Dit is ook best te begrijpen want dit is eigenlijk een specialisme. Mocht je dit lastig vinden? Klik dan op “tip” en doorloop de beschreven stappen. Mocht je het ontwikkelen van de maatwerk competenties met gedragsvaardigheden toch liever aan ons overlaten dan kan je dit natuurlijk aan ons vragen.

Ja, je kan zelf tips geven zowel gevraagd als ongevraagd. Er zijn meerdere plekken om tips te geven, bijvoorbeeld als toelichting bij de competenties of in het antwoordveld van de open vragen. Natuurlijk kan je naast complimenten ook een constructieve tip geven via je dashboard!

Geef een concrete tip, zodat het ook voor de ontvanger duidelijk is wat hij of zij anders kan doen.

Je ontvangt ontwikkeltips als we denken dat je wat aandacht of advies nodig hebt bij bepaalde vaardigheden/competenties. Hopelijk ervaar je dit niet als vervelend want het zijn meer handvatten en je zou hier je voordeel mee kunnen doen, maar uiteraard staat het je vrij om deze tips te negeren. Het is aan jou wat je ermee wilt doen.

Stuur een bericht hierover naar support@h-c.nl en vermeld je naam en e-mailadres waarop je bereikbaar bent. De supportdesk zal zo snel mogelijk contact met je opnemen.

Het is belangrijk om zo snel mogelijk feedback te geven, bij voorkeur binnen 24 uur. Neem wel de tijd om eerst zelf tot rust te komen en de situatie objectief en rustig te bekijken en erover na te denken. Beschrijf de situatie en wat het met jou doet. Noem feiten en geef concrete voorbeelden. Bespreek deze feedback bij voorkeur ook face-to-face met elkaar nadat je de feedback in de Spiegelapp hebt gegeven. Biedt over en weer de ruimte om met elkaar negatieve feedback te bespreken om ervan te kunnen leren.

Op ieder gewenst moment kan je een compliment geven. Een compliment heeft het meeste effect als deze snel volgend op de situatie wordt gegeven. Een manager mag natuurlijk ook complimenten geven aan een trainee of aan een projectleider. Waardering ontvangen en geven is waardevol!

De competenties bevatten hele concrete gedragsvragen over die bepaalde competenties. Maar het kan ook zo zijn dat je graag over andere aspecten feedback krijgt of een andere vraag hebt met betrekking tot een bepaalde competentie. Bijvoorbeeld hoe je collega de samenwerking heeft ervaren op een specifiek onderdeel waar jullie samen aan hebben gewerkt en waar je op basis van de samenwerking op dat specifieke onderdeel volgens je collega vooral mee door moet gaan en wat je anders zou kunnen doen. Al deze vragen kan je stellen in de open vragen. Wij hebben alvast een aantal vragen ter inspiratie klaargezet, maar je kan ook zelf vragen toevoegen. Ook kan je via de open vragen tips vragen hoe je het de volgende keer anders kan doen.

Neem de tijd als je iemand feedback gaat geven. Zorg dat je rustig na kan denken en er geen negatieve emoties meespelen. Geef geen feedback als je net in een stressvol moment of in een frustrerende situatie zit. Laat het wel even aan de feedbackvrager weten als je op een later moment pas feedforward of feedback kan geven, zodat diegene weet dat je het verzoek per e-mail wel hebt gezien.  

Feedforward is ontwikkeltips vragen over iets wat in de toekomst staat te gebeuren.

Voorbeeld: je moet de volgende dag een presentatie geven en vraagt aan iemand die tijdens deze presentatie aanwezig is om jou na afloop van deze presentatie feedback en tips te geven over hoe jij de presentatie hebt gegeven en wat je zou kunnen verbeteren. Feedforward is ook een situatie beschrijven waarin je zelf niet goed weet hoe je iets moet aanpakken of dreigt vast te lopen en waarvoor je tips vraagt aan de ander, hoe je deze situatie anders zou kunnen aanpakken.

Je kunt aan iedereen feedback vragen, ook aan externe relaties of mensen die de Spiegelapp niet hebben. Er wordt een e-mail met daarin een link gestuurd, die iedereen kan invullen. Het is verstandig om feedback te vragen aan mensen die jou feedback kunnen geven omdat zij regelmatig met jou hebben samengewerkt of je redelijk goed kennen. Het is ook verstandig om bepaalde competenties te kiezen die van toepassing zijn in de samenwerkingsrelatie.

Je kan ook je persoonlijke feedbacklink in je e-mailhandtekening zetten. Iedereen die op deze link klikt kan jou dan feedback geven. Maak zelf een leuke tekst in je handtekening die verwijst naar jouw persoonlijke link van je Spiegelapp.

Je kan zelf aangeven hoe vaak je een herinneringsbericht wilt ontvangen. De keuzes zijn: iedere week, iedere maand, ieder kwartaal en nooit. Je stelt ook zelf in of je een bericht per sms of e-mail wilt ontvangen. Je stelt het herinneringsbericht in onder Instellingen onder de knop “Meldingen”.

Hoe krijg ik de Spiegelapp als icoon op mijn mobiele telefoon of tablet?

iOS: 

- Open de link op je telefoon (spiegelapp.com) en kies voor het icoontje met een vierkant en een pijl omhoog.

- Kies daarna voor de optie: Zet op beginscherm

Android

- Open de link op je telefoon (spiegelapp.com) en kies voor het menu-icoontje

- Kies daarna voor de optie: Toevoegen aan startscherm

Nee, in verband met beveiliging en veiligheid van jouw persoonsgegevens is het niet mogelijk om de e-mailadressen uit Outlook op te halen. Je voert zelf het e-mailadres en de rol in (zelf, collega, leidinggevend, externe relatie) van de persoon/personen aan wie je feedback wilt vragen. Vervolgens onthoudt de Spiegelapp deze gegevens waardoor je de volgende keer deze persoon/personen direct kunt selecteren.

Als je een feedbackverzoek hebt gedaan, bijvoorbeeld met twee competenties en een aantal open vragen, onthoudt de Spiegelapp dit niet. Je kunt dus wel je feedbackverzoek aan meerdere mensen tegelijkertijd sturen, maar eenmaal verzonden kun je deze niet opnieuw versturen. Je zult het feedbackverzoek dan weer opnieuw moeten samenstellen.

Het is ook mogelijk om via WhatsApp feedback te vragen door de link via WhatsApp te versturen.

Neem voor vragen contact op met support@h-c.nl.

Hoe moet ik inloggen?

Voer je e-mailadres en wachtwoord in. Vul vervolgens ook de code uit de authenticatie-app in. Let op, deze code wijzigt iedere 30 seconden!

Een handigheidje: klik op de code in de authenticatie-app om deze te kopiëren en plak deze direct in de Spiegelapp. Dit kan ook door op het pijltje naast de authenticatiecode te klikken en voor ‘kopieer’ te kiezen.

Er zijn verschillende inlogmethodes mogelijk binnen de Spiegelapp, zoals:

- Inloggen met 2-stapsverificatie (Microsoft Authenticator app)
- Inloggen met 2-stapsverificatie (SMS)
- E-mailadres, wachtwoord

Deze heb je nodig om met extra beveiliging te kunnen inloggen. Na het invoeren van je wachtwoord, haal je de code uit de Authenticator App. Nadat je deze code in je Spiegelapp hebt ingevuld, kom je in de Spiegelapp.

Dit komt omdat je een verouderd account in de Authenticator App hebt. Stuur een e-mail naar support@h-c.nl met deze melding. Wij resetten je account en sturen je een bericht hoe je opnieuw je account kunt instellen. Dit nieuwe account overschrijft direct, met behoud van alle gegevens, het oude account.

Dit betekent dat je de twee staps-authenticatie nog niet op je telefoon of tablet hebt ingesteld. Klik op de instructie om de twee staps-authenticatie in te stellen. Lukt het niet om de twee staps-authenticatie in te stellen? Stuur dan een e-mail naar support@h-c.nl.

Wat is een nulmeting?

Bij de nulmeting staat het ontwikkelassessment of Talent Ontwikkel Rapport als deze is afgenomen. Het assessment kun je zien als het startpunt, de nulmeting. De ontwikkelroute en ontwikkeltips uit het assessment kun je gebruiken als inspiratie om doelen op te stellen en competenties te kiezen.

Je kunt je ontwikkelassessment gebruiken om voor jezelf doelen te stellen: wat wil je verder ontwikkelen? Wat heb je daarvoor nodig en van wie? Waar zit je kracht en hoe kun je deze inzetten in deze functie?

In het assessmentrapport staan de resultaten van het assessment dat destijds is afgenomen. Hierbij heeft een NIP-psycholoog diverse testen afgenomen en bijvoorbeeld een rollenspel gedaan, om een specifieke vraag vanuit je werkgever te beantwoorden. In het reflectierapport staan de doelen die je zelf hebt opgesteld en de feedback die jij aan diverse mensen hebt gevraagd en ontvangen. Het reflectierapport kan je daarom zien als jouw persoonlijke verzameling van data over je (persoonlijke) ontwikkeling, gebaseerd op je eigen feedbackvragen om jezelf te blijven ontwikkelen. Je kan de Spiegelapp gebruiken om je te ontwikkelen en de ontwikkeladviezen vanuit je nulmeting kan je hierin meenemen.

Kunnen anderen mijn gegevens inzien?
Nee, anderen kunnen jouw gegevens niet inzien. Je hebt zelf de regie of je deze gegevens deelt en met wie. Het kan natuurlijk handig zijn om de verkregen feedback mee te nemen in ontwikkelgesprekken. In dit geval dien je jouw rapportage te downloaden en zelf met anderen te delen.

Hoe veilig is de Spiegelapp?
De Spiegelapp is beveiligd volgens strenge richtlijnen en is voorzien van twee staps-authenticatie. Ook is de Spiegelapp getest op security door KPMG door middel van penetratie testen.

De Spiegelapp bezit veiligheidscertificaten en wordt gehost bij een gecertificeerde hostingpartij in Nederland.

Kan mijn werkgever zien wat mijn scores zijn in de Spiegelapp en wat anderen van mij vinden?

Nee, ook je werkgever kan deze gegevens niet zien. De scores en resultaten zijn niet op persoonsniveau zichtbaar in het management dashboard en leidinggevenden en HR-professionals of opleiders kunnen alleen jouw gegevens zien als jij dit zelf wilt en jij dit vervolgens zelf laat zien.

Waarom zie ik een rondje met een getal staan bij sommige competenties?

Het rondje bij de competenties betekent dat er een opmerking is geplaatst door een feedbackgever. Als je op het gedragsanker klikt waar het rondje bij staat, zie je de toelichting die is gegeven. Het getal in het rondje verwijst naar het aantal toelichtingen dat is gegeven.

Wie kan mijn rapportage zien?

Alleen jij kunt jouw Reflectie rapportage inzien. Anderen kunnen alleen jouw Reflectierapport inzien als jij deze met hen deelt. Als je het Reflectierapport met je leidinggevende wilt delen, kan dit door het PFD-rapport te downloaden en deze naar hem of haar te mailen of door het te printen.

Waar kan ik mijn reflectierapport voor gebruiken?

Het reflectierapport geeft op een overzichtelijke manier aan de hand van data inzicht in je ontwikkeling. Doordat je zelf kan instellen over welke periode en welke data je wilt opvragen in je reflectierapport, kun je heel gericht data opvragen en bespreken. Hierdoor kun je het reflectierapport goed gebruiken om te reflecteren en als input voor gesprekken gebruiken (bila’s, ontwikkelgesprekken, voortgangsgesprekken, coaching gesprekken). Als je bijvoorbeeld wilt bespreken wat de voortgang van een bepaald doel of competentie is over een bepaalde tijdsperiode dan vraag je alleen die informatie op over de betreffende periode en genereer je zelf je eigen Reflectierapport. Overal en op elke moment beschikbaar!    

Wat kan ik nog meer met de Spiegelapp naast feedback en feedforward vragen?

De Spiegelapp heeft nog een aantal andere mogelijkheden, zoals kunnen chatten en direct een gesprek inplannen met de leidinggevende. In deze video wordt dit verder uitgelegd.

Vink de optie ‘video’ aan bij de manier waarop je feedback wilt vragen. Je komt vervolgens in het scherm om je video te uploaden en je dient natuurlijk een vraag toe te voegen over je video. Op deze manier kan je eenvoudig feedforward vragen of via een video verzoek vragen om feedforward.

Het kunnen toevoegen van een video maakt dat de Spiegelapp heel goed in te zetten is voor intervisie/supervisie op afstand, online coaching en het sturen van een persoonlijke feedbackvraag. Stuur video’s over een bepaalde situatie waar je feedback op wilt of graag tips zou willen krijgen. Bijvoorbeeld een presentatie of het uitvoeren van een bepaalde handeling. Daarnaast voelt feedback vragen via een video persoonlijker en komt daardoor persoonlijker over dan schriftelijke vragen. In een video kun ook je meer context meegeven en jouw persoonlijke verhaal makkelijker overbrengen. Stel daarom je vragen niet schriftelijk, maar via een ingesproken video en voeg eventueel nog extra vragen toe.

Als je toch al in de Spiegelapp omgeving bent, is het makkelijk om meteen een afspraak in te plannen. Dit is een functie die de Spiegelapp als service biedt. Als je een afspraak inplant via de Spiegelapp, krijg je van tevoren een herinnering toegestuurd. Je kan zelf instellen op welke manier je een reminder zou willen, per sms of mail en hoeveel tijd je dit van tevoren zou willen ontvangen.

Degene aan wie je feedback hebt gevraagd staat in je dashboard duidelijk weergegeven en je kan eenvoudig een reminder sturen via je dashboard. Ook ontvangt iemand na zeven dagen een e-mail waarin wordt gemeld dat hij/zij nog een feedbackverzoek open heeft staan. Je hoeft zelf niks te doen, ook al kan het wel helpen om degene die je feedback hebt gevraagd persoonlijk te vragen om alsnog feedback te geven. In je dashboard zie je wie nog niet heeft gereageerd op jouw feedbackverzoek. Je kan vanuit je dashboard eenvoudig een reminder versturen met een verzoek om nog te reageren.

Wij vinden het erg fijn als we feedback krijgen van jou over het gebruik van de Spiegelapp, zodat we de Spiegelapp steeds verder kunnen verbeteren. Wij vinden het namelijk belangrijk dat de Spiegelapp makkelijk in gebruik is en volledig aansluit op wat jij nodig hebt om je verder te ontwikkelen. Feedforward op de Spiegelapp kun je in de Spiegelapp geven onder de knop instellingen of door het sturen van een e-mail.

Onder Instellingen heb je de mogelijkheid om een profielfoto of afbeelding toe te voegen aan jouw Spiegelapp. Je bent dan ook zichtbaar in de Chat-omgeving met deze afbeelding.
Ook kan je een slogan of Leidmotief toevoegen aan jouw Spiegelapp, maar dit is alleen voor jou persoonlijk en anderen kunnen die niet zien.

Ja, er zijn verschillende films en geanimeerde presentaties beschikbaar en we blijven nieuwe films en presentaties ontwikkelen speciaal voor jou. Je kan meerder presentaties vinden onder Instellingen onder de knop “Instructievideo”.

Op dit moment is de Spiegelapp beschikbaar in het Nederlands, Duits en Engels, maar het zou zo maar kunnen dat er nog extra talen bijkomen.

Onder Instellingen in jouw Spiegelapp kan je instructievideo’s bekijken. Je leert hier hoe je de Spiegelapp kan inzetten voor je eigen ontwikkeling. Deze filmpjes zijn ook handig voor je team en kan je natuurlijk ook op een groter beeldscherm laten zien. De komende jaren zullen we meer leerzame filmpjes maken zodat jij eigenaarschap hebt over jouw professionele en persoonlijke ontwikkeling.